学校档案工作基本情况
学校领导高度重视档案工作，近几年档案工作都列入了每年学校的党政工作要点中，并列入了领导的议事日程中，不断解决档案馆工作中的困难，近年来，解决了库房密集架、防火防盗系统的配置，档案整理及档案数字化工作给予了经费支持；明确一名校领导分管档案工作，听取档案工作的进展及困难，帮助解决档案工作的问题；除学生档案和人事档案外，学校所有的综合类档案均归入档案馆统一管理，目前档案馆属于学校直属单位，设置有3个管理岗和5个技术岗；学校构建了以档案馆为主导，其他二级单位由分管领导和兼职档案员共同参与的档案工作网络，档案馆负责全校档案工作的监督和指导。
（一）档案工作机构沿革
湖北师范大学的前身为华中师范学院黄石分院，创建于1973年4月，自学校成立之日起，就有了文书档案室；1986年底，学校组建了综合档案室；1990年定为正科级单位，明确了机构和人员，制订了档案管理工作相关规范（制度），由此档案工作逐步有序开展；2003年在综合档案室的基础上成立了学校档案馆，定为处级单位；2016年3月，国家教育部正式批准同意湖北师范学院更名为湖北师范大学。目前湖北师范大学档案馆设有5部门，分别是业务指导兼整理室、馆藏利用及库房管理室、信息技术室、编研室、档案事务办公室。
（二）学校档案工作概况
学校自从2016年获评档案目标管理“省一级”以来，领导高度重视，全校师生不断提升档案意识，档案资源建设、档案安全保密、档案开发利用等三大体系建设逐步增强，档案管理更加规范，档案馆藏更加丰富，档案开发利用更有成效。于2020年9月通过档案目标“省一级”复评。
（一）档案资源体系建设
1.档案收集：2021年度共收取纸质材料11349件，照片1750张，电子资料3件，实物奖牌1个。
2.档案资料整理：2021年度所有移交进馆的各类档案均按整理规范进行了整理。党群类永久101件，30年339件，10年138件；行政类永久96年，30年327件，10年69件；教学类永久5057件，30年399件，10年94件；出版类永久1件，30年2件；外事类30年17件；科研类永久275件（57卷），30年151件，10年8件；基建类永久1416件（201卷），30年11件，10年1件；设备类30年252件（35卷）；财务类永久27卷，30年13件、1053卷，10年12件；声像类162件；实物类3件；专题（签报处理、新冠疫情防控）106件；收文资料1451件。
3.档案资料管理：
（1）加强档案数字化建设。完成了1973—2021年馆藏档案的案卷目录和归档文件目录输入南大之星档案管理软件工作，开展学籍档案的数字化扫描、校对、录入和备份工作。目前已全文数字化扫描1994-2021年的学籍和招生档案，共输入归档文件目录约8万条。
（2）对建校以来的库藏老档案按照市档案新要求进行达标升级整改，已完成1965—2013年旧档案的整改，打印装订了新的目录索引，输入、修改、校对了档案管理系统的相关所有数据。
（二）档案安全保密体系建设
1.完善顶层设计，重新修订了档案安全保密制度。新修订了《档案安全保密制度》《档案馆计算机设备与网络安全管理制度》《库房管理制度》《档案查阅审批制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案应急预案及处置制度》等一系列管理制度，确保档案的安全及保密。
2.加大库房安全设施配置。按照档案库房“十防“的要求，在原有条件下，2019年配备了自动防火报警装置和视频监控系统，安装了防盗网、阻燃窗帘，并于2022年10月通过了黄石市消防检查，进一步确保了库房的安全。
（四）档案开发利用体系
1.充分发挥档案价值，热心服务校友和学校事业发展。首先要为校友服务。每年接待2000人次校友的查询，近年来收到校友感谢锦旗2面，感谢信多封，满意度达100%；其次为学校的事业发展服务，近几年，档案馆为国有资产处、后管处、后勤集团、审计处、党政办、教务处、科研处、人事处等部门进行工程改造、参与各类评估检查、迎接省委巡视、开展干部审计、补充人事档案等方面提供了大量的档案查询。
2.开发档案价值，完成了1998-2021年多年来的年鉴的编纂工作，特别是2019年年鉴后进行了版面、框架、内容等改编，内容更加丰富、数据更加齐全、涉及更加精美，2020年首次加入照片，为学校的教学、科研及各项工作提供了重要的查考依据。
3.学校利用档案编印了《校友录》《磁湖人才》《荆楚学子》《邵达成教育文集》《湖师校友风采》《厚德载物达成先生印记》等汇编资料。
（五）创新工作
1.2018年，我校档案工作通过了市档案局（受省档案局的委托）对2018年等级认定的评审工作；2018年5月21日，湖北省档案局档案执法检查小组来校开展档案执法检查工作，经集中评议，我校2018年档案执法检查评定结果为优秀。
2.我校被湖北省高校档案专业委员会授予“档案工作先进单位”，周秋莲被评为档案工作优秀管理者，张雪香获得档案工作（逾20年）有重要贡献奖，钟简被评为档案工作先进个人，钱靖被评为档案编研工作先进个人。在黄石市档案局举办的“档案与民生”征文活动中，我校报送征文13篇，我校获优秀组织奖，获二等奖1人，三等奖1人，优秀奖 4人。
二、馆藏档案情况
（一）馆藏档案来源
我校档案馆现有5个全宗，包括湖北师范大学、湖北师范大学文理学院、湖北省化校工业学校、湖北师范大学附中、青山湖公园的档案。
1号全宗为湖北师范大学，主要包括自1973年发展至今的所有学校产生的档案，包括华中师范学院（现名华中师范大学）黄石分院、黄石师范学院、湖北师范学院、湖北师范大学等所形成的档案。
2号全宗至5号全宗是在学校发展进程中陆续并入过程中并入单位的档案，其中2号全宗包括2003-2018年湖北师范大学文理学院形成的档案材料；3号全宗为湖北省化校工业学校1979-2005年形成的档案材料；4号全宗为湖北师院附属中学1953-2004年的形成的档案材料；5号全宗为青山湖公园1985-2003年形成的档案材料，各全宗部分缺失档案经过档案馆人员的抢救或追踪及补充，基本保证了档案的完整和真实。
（二）档案分类
湖北师范大学全宗依据《高等学校档案管理办法》与《高等学校实体分类法》规定，分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、专题等13大类分类整理。
（三）档案总数量
学校档案馆现有5个全宗，馆藏档案总量28252卷（册），90998件。其中文书档案4834卷，90128件；科研档案630卷；基建档案1201卷；设备档案651卷；财会档案19897卷（册）；照片档案75册；光盘142张；实物档案731件（枚）。各全宗档案统计情况如下：
1号全宗湖北师范大学1973-今年现有党群类档案365卷,其中永久175卷，长期181卷，短期9卷，以件整理6377件，其中永久1085件，30年2649件，10年2505件；行政类档案739卷，其中永久232卷，长期449卷，短期58卷，以件整理11441件，其中永久1788件，30年7040件，10年2613件；教学类档案1456卷，其中永久911卷，长期511卷，短期34卷，以件整理50939件，其中永久40861件，30年8185件，10年1893件；科研类100卷，其中永久30卷，长期67卷，短期3卷，以件整理1893件，其中永久643件，30年1010件，10年240件；基建类档案67卷，以件整理551件，其中永久217件，30年333件，10年1件；设备类8卷，以件整理482件，其中30年481件，10年1件；出版类18卷，其中永久10卷，长期8卷，以件整理588件，其中永久539件，30年41件，10年8件；外事类档案18卷，其中永久4卷，长期11卷，短期3卷，以件整理478件，其中永久47件，30年390件，10年41件；财会类档案78卷，其中永久19卷，长期48卷，短期11卷，以件整理1734件，其中永久50件，30年962件，10年722件。基建类档案1190册；设备类档案651册；会计17837册；实物725个；科研630册；光盘142片；照片档案75册。
2号全宗湖北师范大学文理学院文书档案共计13135件，其中永久12245件，长期、30年696件，短期、10年194件；基建档案11卷；设备档案4卷；财会档案614卷。
3号全宗湖北省化校工业学校文书档案共计940卷,322件，其中永久、长期708卷，短期132卷，文件永久119件，长期122件，短期81件；财会档案1237卷。
4号全宗湖北师范大学附中文书档案1110卷，193件，其中永久、长期896卷，短期214卷，文件永久65件，长期65件，短期63件；财会档案986卷（盒），实物档案6件，教师业务档案43卷。
5号全宗青山湖公园文书档案110卷，430件，其中永久、长期68卷，短期42卷，文件永久41件，长期149件，短期240件，财会档案123卷。
（四）档案起止年代
馆藏档案形成的最早年代是1953年，文件内容是“附中教工会会议记录簿及工会会员入会志愿书”，最晚年代是2021年,文件内容是“关于严明2022年元旦春节期间工作纪律的通知”。
（五）各类档案的整理情况
1号全宗湖北师范大学档案在不同阶段采用不同的分类方法整理。
1973-1999年（含）档案按照党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等大类整理成卷，按照“年度-问题”二级分类法进行分类。
2000-2005年档案按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》按照党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品、出版、外事、财会、实物、声像等大类按照“问题-年度”的分类方法分类整理。
2006-2021年档案按照实体分类法参照《归档文件整理规则》的要求，文书档案按照“问题-年度”的二级分类法进行整理，主要包括党群类、行政类、出版类、外事类、设备综合、科研综合、财会综合、基建综合、专题类等文书档案以件的形式整理；设备类、科研类、基建类档案按照科技档案以案卷形式整理，财会档案按照专门管理办法整理，声像类以年度形式按大流水方式整理。
2号全宗湖北师范大学文理学院档案送黄石市档案局按《归档文件整理规则》整理，按照党群、行政、教学分类，按照“年度-问题”二级分类法进行分类。
3号全宗湖北省化学工业学校档案形成时间自1979年，截止2005年。
4号全宗湖北师范大学附中档案起止年代1953-2004年。
5号全宗青山湖公园档案形成起止年代1985-2003年。
（六）档案管理情况
1.档案管理基本条件：我校现有档案馆面积500平方米，其中库房面积340平方米，档案装具满足工作需要，配有空调机、除湿机、温湿度计、防磁柜、消毒柜、灭火器、复印机、扫描仪、电脑、防虫剂、防盗门窗等档案保管设施，保护设施基本符合档案库房保管条件，配有专职档案工作人员7人，兼职档案员50余人。
2.2020年度修订档案管理制度：如《湖北师范大学档案管理办法》《湖北师范大学档案实体分类实施细则》《湖北师范大学归档文件整理工作规范》《湖北师范大学档案管理应急预案》《湖北师范大学档案查阅审批制度》等一系列规章制度，保证了档案工作的有序开展，档案基础工作扎实，信息化稳步推进，基本达到规范化管理的要求。
3.档案利用情况：充分发挥档案价值，热心服务校友和学校事业发展。首先要为校友服务。每年接待500人次校友的查询，近年来收到校友感谢锦旗2面，感谢信多封，满意度达100%；其次为学校的事业发展服务，近几年，档案馆为国有资产处、后管处、后勤集团、审计处、党政办、教务处、科研处、人事处等部门进行工程改造、参与各类评估检查、迎接省委巡视、开展干部审计、补充人事档案等方面提供了大量的档案查询。每年开展年鉴的编纂工作，继2019年年鉴进行了版面、框架、内容等改编后，2020年年鉴将在年鉴设计中首次插入图片。内容更加丰富、数据更加齐全、涉及更加精美，为学校的教学、科研及各项工作提供了重要的查考依据。并利用档案编印了《湖北师范大学大学生年度人物》《湖师校友风采》《邵达成教育文集》《厚德载物达成先生印记》等汇编资料。
