第一章 总 则

      第一条 为提高我校档案工作水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《湖北省档案管理条例》的规定，结合我校实际情况，制订本办法。

第二条 本办法所称档案是指学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 湖北师范大学档案工作实行统一领导、分级管理的原则。为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。

第四条 档案工作是学校各项工作的重要组成部分，是提高办学质量的基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。必须全面贯彻国家档案工作法律、法规和各项方针政策，加强我校档案建设、保持档案工作与全校各方面工作协调发展，为教学、科研、管理和其他各项工作服务。

第二章 机构设置及工作职责

第五条 坚持学校党委统一领导，由一名校级领导主管全校档案工作。构建以档案馆为主体，各部门、学院为支撑，建立分工明确、职责清晰、相互协调、覆盖全面的档案工作运行机制，将档案工作列入部门年度工作目标考核内容。

第六条 学校档案工作由校党委统一领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，审批学校档案工作的发展规划、年度任务及规章制度等；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作的同步发展；

（三）建立并健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第七条 分管档案工作的校领导协助校党委做好档案工作，督促全校档案工作任务的落实。

第八条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，全校各单位的档案工作应接受档案馆的指导、监督和检查。其基本职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，努力完成上级领导机关下达的各项档案工作任务及综合规划学校档案工作；

（二）拟订本校的档案工作规章制度，并负责贯彻落实。指导、监督和检查全校各单位文件材料的收集、整理和立卷归档工作；

（三）负责全校各类档案及有关资料的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管和查询利用；负责收集、保管与档案有关的各类文件资料，以便配合档案提供利用；

（四）编制档案检索工具，汇编各类档案资料、出版档案史料，建立全校档案信息网络，积极开发档案信息资源，开展档案信息咨询活动；

（五）组织实施档案信息化建设，逐步实现档案管理的现代

化；

（六）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，不断增强师生员工的档案意识；

（七）定期组织全校专（兼）职档案人员的业务学习，参加校内外档案学术交流，积极开展档案学术研究和交流活动，不断提高工作人员的业务素质和管理水平；

（八）协助有关部门做好全校各单位档案工作的考核、奖惩等工作；

（九）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第九条 全校各单位应确定一名负责人分管本单位的档案工作，配备一名（兼）职档案员负责本单位档案的收集、整理和立卷归档工作。（兼）职档案员原则上应具备档案业务知识和本科以上学历，其基本职责是：

（一）认真学习国家档案法规政策，贯彻执行学校档案管理制度，积极参加档案业务培训，努力掌握档案工作基本知识，不断提高业务水平；

（二）完成本单位档案资料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作，保证归档文件的齐全完整；

（三）配合档案馆信息化建设，做好归档案卷的著录工作；

（四）主动接受档案馆业务指导和督促检查，并按有关规定按时向档案馆移交档案；

（五）确保本单位档案的完整、准确、系统和安全；

（六）配合档案馆做好其他相关工作。

第三章 经费、设备和库房

第十条 根据国家教育部《高等学校档案管理办法》第三十六条规定，学校应将档案工作所需经费列入学校预算，并单独立项，确保档案工作的正常运行。

第十一条 学校应有计划地为档案馆配置复印、录音、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿等适应档案现代化管理需要的各项设备。

第十二条 根据国家教育部《高等学校档案管理办法》第三十七条规定，学校应为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的库房，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改建、扩建或新建。存放涉密档案应设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防磁、防渍、防有害生物等必要设施。

第十三条 根据国家教育部《高等学校档案管理办法》第三十八条规定，学校应当设立专项经费，为档案部门配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第四章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十四条 学校档案馆应建立和完善立卷归档制度，并纳人教学、科研和管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十五条 要在全校建立和完善归档制度，逐步做到“三纳入”“四同步”，即将档案工作纳入领导的议事日程和单位的工作计划，纳入教学、科研及各项管理工作中，纳入专业教师、干部及管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案归档工作。

第十六条 归档范围

归档的档案材料包括党群、行政、教学等纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十二个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：

1.DQ党群：主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2.XZ行政：主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。

3.JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4.KY科学研究：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

5.CP产品生产与科技开发：主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6.JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7.SB仪器设备：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

8.CB出版：主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

9.WS外事：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

10.CK财会：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11.SX声像：主要包括反映学校历史发展和主要职能活动中的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片等各种非纸质材料及相应的文字材料。

12.SW实物：主要包括学校在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品、字画、书画作品以及获得奖励的奖状、证书、奖杯和其他具有纪念意义的实物。  

第十七条 不归档范围

（一）上级机关普发供参阅、不办理的文件材料；

（二）上级机关下发供参考的抄件；

（三）上级机关征求意见未定稿文件；

（四）重份文件；

（五）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（六）未经会议讨论、学校领导审阅和签发的文件，一般性文件历次修改稿，打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；

（七）从正式文件、刊物上摘录供工作参阅的材料；

（八）无特殊保存价值的信封，一般性表态、咨询一般性问题、提出一般性意见的来信；

（九）学校内部未履行公文的行文、介绍信等；

（十）与本校无关的文件材料；

（十一）供参考的文件材料。

第十八条 案卷质量要求：

（一）归档文件材料整理应遵循其形成规律，保持有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的原则。

（二）归档文件材料应质地优良，纸张大小规范，书绘工整。凡归档的文件材料应用碳素墨水书写或计算机打印（不得使用“三色笔”，即铅笔、圆珠笔、彩色笔）。

（三）归档文件材料按问题、时间或重要程序排列：批复批示在前，请示报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；专题性、成套性文件材料（含教学、科研、基建、设备、出版档案）按阶段、结构部件等分别归档。

第十九条 归档的时间：

（一）学校各归档部门，一般应在次年四月底以前归档并移交档案馆。

（二）科研、基建等部门应在项目完成后两个月内归档并移交档案馆。

（三）设备档案在设备验收完毕投入使用后两个月内归档并移交档案馆。

（四）财务档案，在会计年度终了后，可暂由财会部门保留一年，期满后的次年六月底前移交档案馆。

（五）学校举办的重大活动和重要会议的文件材料，由承办单位负责收集并归档，在活动结束后一个月内移交档案馆。

第二十条 档案移交时，交接双方应认真核对目录及档案，确认无误后双方在交接单上签字。档案交接单一式两份，双方各执一份。档案目录与档案一并移交。

第二十一条 凡我校与校外其他单位协作完成的项目，若由我校主办，则应保存一整套档案，反之，则保存与自己承担任务有关的档案。

第二十二条 个人在从事学校教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间向本单位的专兼职档案工作人员移交，然后按规定向档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。学校鼓励个人向档案馆捐赠档案。

第五章 档案的管理

第二十三条 根据国家教育部《高等学校档案工作规范》的规定，本校档案必须由档案馆实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第二十四条 学校应建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第二十五条 档案馆负责收集和保管对学校和社会有保存价值的不同载体的各类档案。对国内外与学校有关的其他具有保存价值的材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第二十六条 全校各单位应对纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档，按时向档案馆移交。

第二十七条 档案馆的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

第二十八条 档案馆和各单位应指定专人负责档案的统计工作。

第二十九条 档案馆应按国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，确定档案材料的保管期限。对保管期满、已失去保存价值的档案，经学校档案鉴定工作领导小组鉴定并登记造册报校党委批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得擅自销毁任何档案。

第三十条 学校档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损或字迹褪色的档案，应及时修复或复制。对重要档案、破损或褪色需修复的档案应及时数字化，并以电子档案形式保管。

第三十一条 档案馆和各单位应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，如有特殊情况，应立即向有关领导汇报，及时处理。

第三十二条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定，征得学校保密委员会的同意，方可办理，并设专人、专柜保管。

第三十三条 学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有学校档案馆人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第六章 档案的利用和公布

第三十四条 校内外单位或个人，持有效证件或合法证明，可利用本校已开放的档案。境外组织或个人利用本校档案，须按照国家有关规定办理。

第三十五条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案部门和档案形成单位负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校党委审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密，应当经学校保密工作委员会批准。

第三十六条 学校的重要、珍贵档案，一般不提供原件使用。如有特殊需要，应当经档案馆和档案形成单位负责人批准。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十七条 档案馆应设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录，为社会利用档案创造便利条件。

第三十八条 学校档案馆在提供利用档案时，按照国家或当地档案工作的相关规定执行。

第七章 奖励与处罚

第三十九条 学校应建立档案工作检查评比制度。有下列事迹之一的，由学校或者档案馆给予表彰和奖励：

（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对档案学研究做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主

管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第四十一条 本办法由湖北师范大学档案馆负责解释。

第四十二条 本办法自公布之日起执行。