湖北师范大学部门立卷归档工作规范（修订）
为完善学校档案部门立卷归档制度,实现档案“应收尽收、应归尽归”，根据《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)、《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)，结合学校实际情况，特制定本规范。
一、部门立卷归档
部门立卷归档是指学校各单位(部门)将办理完毕的、具有保存价值的文件材料按归档范围进行收集，并按照归档文件整理规则进行组件(卷)、分类、排列、编号、编目(纸质文件材料包括编页、装订、装盒等，电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等)整理，使之有序化后，定期移交到档案馆的工作。
二、部门立卷归档基本原则
1.学校各单位(部门)和个人从事教学、科研、党政管理等各项工作活动中形成的文件材料，属于归档范围的，必须移交档案馆集中统一管理,应收尽收，应归尽归，任何单位(部门)和个人不得私自留存。不属于归档范围的文件材料，不得擅自归档。
2.学校部门立卷归档坚持来源原则，文件材料由哪个单位(部门)形成、办理则由该单位(部门)立卷归档。各处级建制的单位(部门)均为立卷归档部门，一个立卷归档部门内的档案(包括下属机构的档案)要统一立卷归档， 档案馆按立卷归档部门接收档案。
三、部门立卷归档的组织
1.校档案馆负责全校立卷归档工作的组织与实施，指导和监督各立卷归档部门的立卷归档工作。
2.各立卷归档部门负责组织本单位的立卷归档工作，并接受校档案馆的指导和监督。
3.各立卷归档部门建立文档管理制度，对日常形成的文件材料进行集中管理，每项工作完成后应由承办人收集整理文件材料并向单位(部门)兼职档案员移交,兼职档案员负责指导单位(部门)内各下属机构及工作人员文件材料的收集、整理和归档。
4.相关立卷归档部门在对省级及以上科研项目鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、进口或贵重仪器设备(价值在10万元以上)开箱验收时，须有档案馆工作人员参加，审查验收应归档文件材料完整性、系统性，指导部门立卷归档。
四、文件材料的立卷归档分工
立卷归档部门按《湖北师范大学档案实体分类实施办法》确定的文件材料归档范围收集文件并立卷归档。
1.上级党、政部门下达的文件及其他外单位来文，办结后由学校办公室负责立卷归档。
2.学校内部形成的文件材料，由文件材料形成部门负责立卷归档。其中学校盖章印发的带字号红头文件，由学校办公室统一收集归档；各单位(部门)盖章印发的红头文件由各单位(部门)立卷归档。
3.校内请示报告、学校对外签订的合同审批稿等非红头的重要文件由学校办公室负责立卷归档。
4.会议文件材料，由组织召开会议的单位负责收集归档;多个单位联合召开的会议文件材料，由牵头单位负责收集归档。
5.各教学单位和教学管理部门在教学评估与专业认证、专业申报、奖项申报等工作中共同形成的文件材料，由相关教学管理部门负责收集归档。
6.教研、科研项目文件材料由课题组负责人收集、整理、立卷，并分别由教学、科研管理部门负责归档文件材料审核和立卷归档。
7.基本建设(含大型维修、改造)项目文件材料由项目管理部门负责收集、整理、归档。
8.学校统一管理的财务文件材料及凭证、账簿、报表等由财务处负责立卷归档;财务独立核算且单独形成财会资料的单位，由独立核算单位负责立卷归档。
9.各种经过招投标的项目材料由项目申报部门负责收集归档。
10.各种声像（照片、录音、录像）资料，由活动主办部门负责收集、整理、立卷、归档；外单位制作反映本校活动的声像、图片资料,由负责组织联系的单位收集、整理、立卷、归档；毕业生集体照由各学院负责收集、整理、立卷、归档。
11.负责重大单项工作的临时性机构形成的文件材料，由临时性机构指定专人负责收集、整理、归档。
立卷归档时应剔除不应归档的文件材料:上级和学校征求意见未定稿的文件材料;非隶属单位抄送的不需办理、无参考利用价值的文件材料;校内单位发来的仅供传阅不需办理的文件材料;无保存价值的--般性信函和临时性的通知等;重份的文件材料。
五、纸质文件部门立卷归档步骤与要求
1.预立卷
立卷归档部门将已经办理完毕、需要归档的文件材料及时收集，集中管理，纸质文件按文件反映的问题分类装盒存放，做好日常工作中的预立卷。学校印发红头文件归档需要一式两份（一份是正文+签发意见+底稿；另一份是发文汇编），其他文件材料归档一般只需要一式一份。
2.组件
将预立卷的纸质文件材料按文件之间的联系组成件并排列顺序。正文、附件为一件，正文在前，附件在后；正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；中文本与外文本为一件，中文本在前，外文本在后；报表、名册、图册、书籍等一册(本)为一件；全日制学生学业成绩表一个学生为一件，按学号顺序排列；研究生学位一个学生为一件，按学号顺序排列；刊物( 含简报)一期为一件；基建工程图纸一张为一件；装订成册的文件资料汇编一册为一件；会议记录一般一次会议为一件,会议记录本一本为一件。
3.编写页码
将文件材料以件为单位编制页码，页码应从首页(含封面)开始逐页编制，文书档案用铅笔在文件正面右上角或背面左上角空白处编写，科技档案（科研、设备、基建）用铅笔在文件正面右下角或背面左下角空白处编写，无字的空白页不编页码。编制的页码一般距离垂直或水平顶边1CM处，编写要清晰、工整。
以下两种情况可不再编制页码：
拟编制页码与文件原有页码完全相同的，可不再编制页码（文件原有页码须连续不间断，不重复）。
（2）若文件材料内已有原始页码且连续不间断、不重复，仅封面、封底或目录少量几页未编制页码，也可不再编制页码，最后统计总页数时加上这几页未编制的页码数即可。
4.分类与划定保管期限
按照《湖北师范大学档案实体分类实施办法（修订）》规定的分类方案，先将文件材料按其形成年度分类；会议文件材料归入闭幕年度;跨年度办理的文件材料归入办结年；科研、基建、设备等项目材料分别归入鉴定(结题)、竣工、验收报告年度；学生成绩、学籍和学位材料分别归入毕业年度和授予学位年度。其次，再将同一年度的文件材料按档案类目分类，必须分至分类方案的最低一级类目(部分为二级类目，部分为三级类目)。分类必须准确，不同年度归档的同类文件材料划分类目必须保持稳定，同一问题的文件材料必须划分到同一类目。
按照《湖北师范大学档案实体分类实施办法（修订）》保管期限表逐件划定文件材料的保管期限:永久、定期30年、定期10年。
5.编制目录
根据《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)要求，立卷归档部门将整理好的归档文件材料以所组的件、卷为单位，在档案管理系统内按国家档案局《档案著录规则》（DA/T18—2022）逐件、卷著录相对应门类的目录信息，著录完成后，系统会自动生成对应门类的档案移交目录。
6.填写归档章
各部门负责人在档案收集整理系统里审核通过后，以件、卷为单位加盖归档章。归档章要盖在文件首页标题上方中间的空白处，若中间空白处太小，无法加盖归档章的时候，可盖在右上方，其次是左上方；归档章上面的边界距纸张水平顶边最少1CM，而且不能遮盖文字；一份文件只在首页加盖归档章，归档章内容的填写要求字迹清晰、工整。
7.扫描
根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。
以件为单位进行扫描，扫描格式为彩色无压缩的TIFF格式，文件的分辨率大于或等于300dpi，照片的分辨率大于或等于600dpi，并保持扫描图像不偏斜和清晰度。
8.装订
文书文件材料以件为单位进行装订，2-20页以内的文件一般使用直角装订，超过20页文件材料较厚的，使用棉线“三孔一线” 装订。装订前应拆除文件材料上的金属物，对幅面大于A4的纸张按A4大小扇面进行折叠，对装订边空白不够的进行贴边处理。纵向版式的文件材料以左边、横向版式的文件材料以上边为装订边，装订应不压字，装订后文件材料平整。
9.装盒或组卷
将同一最低一级类目(部分为二级类目，部分为三级类目)的归档材料按其性质进行装盒或组卷。装盒或组卷时应遵循学校工作活动规律,保持归档材料间的有机联系。
将同一最低一级类目中的文书类档案材料进行组件，将排列好后的材料装盒。同一保管期限的材料集中存放于一盒或多盒，装盒时尽可能将档案盒装满，不同的保管期限要分开装盒。
将同一最低一级类目中的项目类档案材料，按项目进行组卷。卷内文件材料按形成时间先后排列，一卷文件材料厚度不超过4CM。组卷的材料装盒时应选择相适应的规格（档案盒厚度有2CM、3CM、4CM、5CM等）；同一卷材料最好集中存放于一盒或多盒，装盒时尽可能将档案盒装满。
10.办理移交手续
将整理好的文件材料在档案管理系统中打印出移交文件目录，一式两份，与档案馆确定无误后办理移交手续。
六、电子文件部门立卷归档步骤与要求
立卷归档部门做好日常工作中电子文件的收集与管理，将电子文件按反映的问题组成文件夹集中存储保管，并进行备份存储。
电子文件的归档整理方法与要求参见《湖北师范大学电子文件归档与档案管理制度》。
已整理的纸质归档文件材料的电子文件,在档案管理系统里上传电子档（PDF格式）。
七、归档文件材料的质量检查
立卷归档部门在归档前要对文件质量、载体状况进行认真检查,发现问题应及时整改。
1.归档的纸质文件材料检查的主要内容包括:
（1）文件材料是否齐全、完整，特别是文件的附件是否缺漏，有无缺页。
（2）有无不属归档范围的文件材料，有无文件相互混淆、重复现象。
（3）有无将有机联系的同一问题文件材料拆散归档的现象。
（4）文件材料是否标识齐全、准确，特别是发文是否有领导签字、单位盖章、内容是否与底稿一致；是否原件；表格是否有署名、统计日期；事情发生变更时，是否有变更的记载材料等。
（5）文件材料分类、保管期限划定是否准确，档号、页码、目录编制是否齐全、正确。
（6）载体状况是否有利于保存，特别是图文是否清楚,墨迹能否长期保存，载体有无污损等。
2.归档的电子文件材料检查的主要内容包括:
（1）电子文件的硬件、软件环境的有效性，脱离专用设备、软件是否可读取，是否加密。
（2）电子文件的格式，是否符合归档格式需要，是否进行了格式转换。
（3）电子文件是否携带病毒。
（4）电子文件是否完整、是否最终版本，元数据是否齐全。
（5）电子文件归档数据包整理、文件题名标注、编目是否规范。
（6）电子文件载体是否可靠和适宜长期保存，能否读取。
八、部门立卷归档的时间要求
1.文书档案（不含学生的学籍档案）、会计档案、声像档案、实物档案的归档时间一般是在次年的开年，按档案馆的日程安排移交；
2.学生的学籍档案（含应届硕士研究生的学位档案、应届本科生的学业成绩表和学位申请表、应届毕业生的学生卡片）均应在毕业当年的下半年完成移交（非全日制学生下半年的学位档案和学业成绩表于第二年6月底前归档）。
3.科研项目材料，应在课题结题或鉴定一个月内立卷移交科研项目管理部门，两个月内由科研项目管理部门立卷归档。申报奖项或成果转化的科研材料，在评奖、活动结束后两个月内，由科研项目管理部门立卷归档。
4.基建工程项目材料，在工程项目竣工验收并完成审计后两个月内立卷归档。因故不能在两个月内完成的，应提前说明原因，最迟在六个月内立卷归档。
5.仪器设备类材料，应当在完成验收后两个月内立卷归档；设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料在工作结束后两个月内立卷归档。
6.全校性重大活动产生的文件材料，在活动结束后两个月内立卷归档。
7.财会档案材料，暂由立卷归档部门保管一年，次年六月底前向档案馆立卷归档。
九、立卷归档部门向档案馆移交档案时，必须履行交接手续，在移交目录表上交接双方签字，一式两份，双方各执一份。档案馆必须对归档文件材料检查验收，对不符合档案管理规范的，提出具体整改意见，由立卷归档部门整改合格后再立卷归档。
十、立卷归档部门必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，按时齐全完整归档。对于拒不归档、不按期归档、归档不全、遗失和损毁档案、篡改档案、擅自扩大归档范围、档案信息泄密或归档材料质量不合格又拒不改正的，依照《档案管理违法违纪行为处分规定》(中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号)予以处理。
十一、本规范由档案馆负责解释，自公布之日起施行。
十二、本规范自公布之日起执行，2020年9月5日学校印发的《湖北师范大学归档文件整理工作规范》（湖师发[2020]24号）同时废止。
