第一章  总则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《湖北省档案管理条例》等规定，制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校档案工作实行统一领导、分级管理的原则。为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。各类档案必须按要求向档案馆移交，任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。

第四条　高校档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校管理水平和教育质量的重要标志之一。学校将档案工作纳入学校整体发展规划，保障档案工作与学校各项事业协调发展。

第二章  机构设置及其职责

第五条　坚持学校党委统一领导，成立档案工作领导小组，由一名校领导分管全校档案工作。构建以档案馆为主体，各单位为支撑的管理体系，体系内建立覆盖全面、分工明确、职责清晰、相互协调的档案工作运行机制。

第六条　学校将档案工作列入部门年度工作目标考核内容，各单位要加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并至少配备一名（专）兼职档案员，负责本单位档案业务工作。

第三章  档案的管理

第七条  学校档案馆建立完善的立卷归档制度，教学、科研和管理人员应严格执行立卷归档制度，归档的文件材料必须完整、准确、系统。

第八条  归档制度逐步做到“三纳入”、“四同步”，即将档案工作纳入领导的议事日程和单位的工作计划，纳入教学、科研及各项管理工作中，纳入教师专业人员、干部及管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第九条  学校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案馆人员参加，并由档案人员会同有关部门对应归档文件材料加以审查，签署意见。

第十条  学校全体教职工在从事学校教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间向本单位的专（兼）职档案工作人员移交，然后按规定向档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

学校全体教职工在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。鼓励个人向档案馆捐赠档案。

第十一条学校各部门发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规定向有关单位或者档案馆移交档案。

第十二条凡我校与校外其他单位共同承办或完成的项目、活动等，其中由我校主办或牵头的，应保存一整套档案，我校作为协作单位的，则保存与自己承担任务有关的档案。

第十三条档案馆除按照上级规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。

第十四条  归档的档案材料包括纸质、数字与电子、磁性、光学等各种载体。具体范围按照《湖北师范大学档案实体分类实施办法》的要求进行归档。

第十五条  归档的时间，严格按照《湖北师范大学档案移交接收制度》执行。

第十六条学校应当设立档案专项经费，为档案部门配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第十七条涉密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定，征得学校保密委员会的同意，方可办理，并设专人、专柜保管。

第十八条档案馆应按国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，确定档案材料的保管期限。对保管期满、已失去保存价值的档案，经学校有关部门鉴定并登记造册报校党委批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得擅自销毁任何档案。

第十九条禁止买卖属于学校所有的档案。

档案复制件的交换、转让，按照国家有关规定办理。

第二十条　档案馆委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。

受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。

第二十一条　属于学校所有的档案及其复制件，禁止擅自运送、邮寄、携带出库或者通过互联网传输。确需借出的，按照学校有关规定办理借阅审批手续。

第二十二条　学校档案馆建立健全应对突发事件的相关档案收集、整理、保护、利用工作机制。

第四章  档案的利用和公布

第二十三条档案利用的主要形式包括阅览、摘录、复制等。

第二十四条档案馆馆藏档案主要提供学校工作查考利用，未开放的档案仅供学校内部使用，已开放的档案可面向社会开放。

第二十五条档案馆馆藏档案的利用，应遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制；

（二）对于尚未开放的档案或其它有限制利用范围的档案，须按学校有关规定办理审批手续后方可利用；

（三）对于重要的、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆负责人批准；

（四）向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，档案馆应当予以支持并提供便利；

（五）档案馆馆藏档案的利用，均应按规定办理手续，准确填写档案利用登记表，并完成审批流程。

第二十六条档案馆加盖有“湖北师范大学档案证明专用章”的档案复制件，与原件具有同等效力。

第五章　档案信息化建设

第二十七条　学校应当将档案信息化纳入总体发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

档案馆应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。

第二十八条　档案馆及学校其他职能部门应当积极推进档案信息化建设，促进档案管理系统与办公自动化系统、各业务系统等相互衔接。

第二十九条　电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十条　电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管，应当采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质。

第三十一条　档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。

第六章　法律责任

第三十二条　有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附则

第三十三条本办法由湖北师范大学档案馆负责解释。

第三十四条本办法自公布之日起执行，2020年9月5日学校印发的《湖北师范大学档案管理办法》（湖师发[2020]24号）同时废止。