根据《高等学校档案管理办法》有关规定，特制订本制度。

第一条  档案移交接收范围

凡在本部门工作中形成的对学校或社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录，均属归档范围，严格按照相关规定归档。

第二条  档案移交时间  

（一）学校各部门档案应在次年6月底前归档；

（二）学位档案、学业成绩表、学位申请表、学生卡片等应当在毕业当年12月底前归档（非全日制学生下半年的学位档案和学业成绩表于次年6月底前归档）；

（三）科研项目类档案应在项目完成后两个月内归档；

（四）基建工程项目类档案应在项目完成后两个月内归档；

（五）仪器设备类档案应在完成验收后两个月内归档；

（六）重大活动和突发事件类档案应在事件完成后两个月内归档。

（七）财会档案，暂由立卷归档部门保管一年，于次年6月底前向档案馆移交。

第三条  档案移交要求

各归档部门要严格按照《湖北师范大学档案实体分类实施办法（修订）》及《湖北师范大学部门立卷归档工作规范（修订）》进行归档，做到整理规范，编目清晰。移交的档案必须齐全、完整、准确、系统。

第四条  档案移交质量检查

移交部门整理好归档材料，档案馆工作人员对移交的归档文件材料进行质量检查。对于不完整以及不符合归档要求的归档文件材料，档案馆应将检查结果及需整改的情况及时反馈给移交部门，由移交部门完成整改后再办理移交手续。

第五条  档案移交接收手续

档案移交时，必须履行交接手续。交接双方应认真核对移交目录及档案，确认无误后交接双方分管领导及工作人员分别在移交目录上签字，并加盖公章。移交目录一式两份，一份交档案馆，一份由移交部门自行保存。

第六条  附则

（一）本制度由湖北师范大学档案馆负责解释。

（二）本制度自公布之日起执行，2020年9月5日学校印发的《湖北师范大学档案接收制度》（湖师发[2020]24号）同时废止。