第一条为了切实有效地保管好档案馆馆藏档案，使档案工作更好地配合学校各项工作的顺利开展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》等规定，特制定本制度。
第二条查阅档案一般在档案馆进行，持有效证件办理查阅登记。档案利用者应自觉遵守保密制度，不得翻阅其它与所查内容无关的档案，严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容。
第三条对于重要的、珍贵的档案和资料，不得提供原件使用。
第四条查阅限定查阅的档案实行分级审批制度，经申请查档单位负责人审批后，再由相关部门负责人审核，分管校领导批准和档案馆负责人同意方可查阅。
第五条 限定查阅的档案范围及审核部门：
（一）党委常委会、党委常委扩大会、党委成员民主生活会、校长办公会会议记录（学校办公室、组织部审核）；
（二）纪检、监察、审计调查材料（纪委、监察处，审计处审核）；
（三）干部、职工受处分的原始材料（纪委、监察处，人事处审核）；
（四）刑事、治安案件材料（保卫部（处）审核）；
（五）重要的群众来信、来访材料（纪委、监察处审核）；
（六）干部考核原始材料（组织部审核）；
（七）科技档案（科学研究发展院，科研课题主持单位或课题组负责人审核）；
（八）财务档案（财务处，纪委、监察处，审计处审核）；
（九）基建档案、土地证、规划图等（基建处与国有资产与实验室管理处审核）；
（十）固定资产和设备档案（国有资产与实验室管理处，财务处审核）；
（十一）各种各类合同、协议（合同签订单位、学校办公室审核）。
第六条本馆档案原则上一律不外借。确因特殊情况需要外借时，参照第四条流程执行。档案借出要严格履行借用登记手续，借出时间不得超过两周；档案使用人必须对档案的安全、完整和保密负责，不得在档案上勾划、删除、批注，不得转借、拆卷、涂改、污损，并严格遵守档案保密规定和国家有关知识产权保护的法律规定。
第七条 附则
（一）本制度由湖北师范大学档案馆负责解释。
（二）本制度自公布之日起执行，2020年9月5日学校印发的《湖北师范大学档案查阅审批制度》（湖师发[2020]24号）、《湖北师范大学档案借阅利用制度》（湖师发[2020]24号）同时废止。
