第一章总则
第一条制定目的与依据
为丰富馆藏档案与校史资源，规范档案史料征集及捐赠工作，维护捐赠人与学校的合法权益，根据国家有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条适用范围
本办法所称档案史料，是指学校发展历程中形成的、对学校和社会具有保存价值的各种载体形式的历史记录，包括文字、声像、图表、实物、数字产品等。
本办法适用于学校档案馆开展的各类档案史料征集、捐赠及后续管理利用工作，全校师生员工、离退休人员及家属、校友、社会各界人士参与相关工作时均应遵守本办法。
第三条基本原则
1.依法合规：遵循国家档案管理法律法规，确保征集、捐赠及管理过程合法有序，明确档案权属与利用边界。
2.自愿自主：尊重史料持有者的意愿，以自愿捐赠为核心，鼓励多种形式参与，不强制征集。
3.价值优先：优先征集能反映学校历史沿革、教学科研成就、重大事件、重要人物等具有较高史料价值的档案原件。
4.权益保障：保护捐赠人合法权益，明确其优先利用权、知情权及隐私保护等权利，规范奖励与表彰机制。
5.统筹协作：建立档案馆牵头、多部门协同的工作机制，联动校友办、科发院、教务处、宣传部等部门共同推进征集工作。
第二章征集范围
第四条校史核心史料
1.学校沿革资料：不同历史时期的校名校址变迁文件、章程制度、发展规划、年度报告、统计资料、历任领导班子名录及任免文件等。
2.重大活动记录：校庆、开学典礼、毕业典礼、重要会议、学术论坛、对外交流等活动的方案、议程、讲话稿、照片、音像制品、纪念物等。
3.校园实物遗存：各个时期的校徽、校旗、校标、印章、校歌乐谱；早期学生证、借书证、饭票、录取通知书、毕业证书等证件票证；有学校标记的教具、仪器设备、生活用具等实物。
4.媒体报道资料：新闻媒体对学校重要事件、人物、成就的报道文稿、影像资料、报刊剪辑等。
第五条人物专题档案
1.校领导与教职工档案：历任校领导、专家学者、教职工的手稿、讲义、教案、工作报告、学术笔记；省部级以上奖励证书、奖章、聘书、荣誉称号证明；出席重要活动的记录、照片及使用过的代表性实物。
2.校友档案：优秀校友的传记、回忆录、学术著作、科研成果证明；在社会活动中获得的重要奖项、荣誉证书；反映其成长经历及与学校关联的书信、照片等资料。
第六条教学科研专项档案
1.教学相关资料：具有时代特征的教材、教案、试卷、记分册、教学大纲；教学改革成果、优质课程建设材料；学生实习报告、优秀毕业论文（设计）原件或复制件。
2.科研相关资料：国家级、省部级科研项目的开题报告、实验记录、成果鉴定书、获奖证明；重要科研仪器设备的技术资料、使用记录；专利证书、学术专著原稿及研究过程中形成的具有保存价值的原始材料。
第七条其他重要史料
1.对外交流资料：与国内外高校、机构开展合作办学、学术交流的协议、备忘录、往来信函及实物纪念品。
2.社团与校园文化资料：学生社团历史沿革、活动记录、刊物原件；反映师生校园生活的日记、书信、老照片等。
3.特殊载体资料：包含历史信息的录音带、录像带、胶片、电子存储介质等声像与数字档案；具有纪念意义的书画作品、题词、印章等实物。
第三章征集与捐赠方式
第八条主要征集形式
1.无偿捐赠：鼓励史料持有者将所有权无偿转让给学校。捐赠为优先征集方式，档案馆对捐赠者颁发捐赠证书，在史料利用时注明捐赠人信息。
2.有偿出让：对个人或单位合法持有且不愿无偿捐赠的珍贵史料，经鉴定有重要价值的，学校可协商有偿受让，签订出让协议并支付合理费用。
3.代管寄存：史料所有权人需保留所有权的，可与学校签订代管协议，由档案馆负责专业保管，所有权人享有优先利用权，学校如需利用需征得其同意。
4.复制留存：对不便移交原件的史料，经持有者同意后，档案馆采用扫描、翻拍、数字化等技术手段复制留存，原件归还持有者并出具复制说明。
5.短期借展：因校史展览等临时需求，可与史料持有者签订借用协议，明确借用期限、保管责任及归还要求，展览结束后及时归还原件。
第九条征集实施途径
1.主动申报：史料持有者可通过现场递交、信函邮寄或电子邮件等方式向档案馆提交史料及相关说明（包括来源、背景、持有者信息等）。
2.定向征集：档案馆针对重要历史事件、人物或特定时期史料，主动与相关单位、个人联系，开展拜访征集与上门服务。
3.线索提供：鼓励社会各界提供档案史料线索，档案馆对有效线索提供者给予感谢，对据此征集到重要史料的线索提供者参照捐赠奖励标准执行。
第四章组织管理与保障
第十条组织领导
1.学校档案工作领导小组为征集工作的领导机构，由主管校长牵头，成员包括校内各单位档案工作负责人，负责审议征集规划、重大事项决策及奖励审定。
2.档案馆为征集工作的具体执行机构，负责制定征集计划、开展鉴定评估、办理交接手续、实施档案保管与利用等日常工作。
3.校内各单位兼职档案员协助档案馆开展本单位及相关人员的史料征集动员与线索收集工作。
第十一条经费保障
学校在档案馆建设专项经费中予以支持，用于：珍贵史料的有偿受让费用；征集工作中的复制、运输、保管等技术与物资支出；捐赠奖励与表彰费用；征集宣传与人员培训费用。
第十二条鉴定评估机制
1.成立征集鉴定专家组，由档案馆专业人员、校史研究专家、相关学科教授及法律顾问组成，负责对征集史料的真伪、价值、权属进行评估，出具鉴定意见。
2.鉴定内容包括：史料的形成背景真实性、与学校历史的关联度、存史价值高低、权属清晰度等；对涉密或涉及隐私的史料需单独标注并制定保密措施。
第五章交接与管理流程
第十三条对接与鉴定
1.档案馆收到征集意向后，7个工作日内与提供者对接，核实史料基本信息并登记台账。
2.对拟接收的史料，由征集鉴定专家组在15个工作日内完成评估，形成《档案史料鉴定意见书》，明确是否接收及接收方式。
第十四条交接手续
1.达成捐赠、出让或代管意向后，双方签订书面协议，明确史料名称、数量、载体、权属状态、利用限制、双方权利义务等核心条款。
2.史料移交时，由双方共同清点核对，填写《档案史料交接登记表》，注明史料状况（如破损、残缺等），双方签字确认。
3.档案馆协同财务处对接收的史料出具正式收据，对捐赠者颁发捐赠证书；对有偿出让的史料，按协议约定及时支付费用。
第十五条档案管理
1.接收的史料需在30个工作日内完成分类、编目、著录，建立电子与纸质双重台账；对破损史料进行修复，对声像、数字等特殊载体档案进行格式转换与备份。
2.实物档案存入专用库房，配备恒温恒湿、防火防盗、防磁防潮等设施；涉密或隐私史料单独保管，设定利用权限。
3.档案馆定期向学校档案工作领导小组报告征集工作进展、史料保管状况及经费使用情况，接受捐赠人与学校的双重监督。
第六章捐赠者权益与奖励
第十六条捐赠者核心权益
1.荣誉认可：捐赠者获得学校颁发的捐赠证书；捐赠重要史料的，可受邀参加校史展览开幕式等纪念活动。
2.优先利用权：捐赠者可无偿查阅本人捐赠的档案史料，如需复制、出版相关内容，学校提供优先支持与协助。
3.知情权与异议权：捐赠者有权了解所捐史料的保管、利用情况，对违规利用行为可向学校提出异议并要求纠正。
4.隐私保护权：对捐赠时注明需保密的个人信息或史料内容，档案馆严格执行保密制度，未经捐赠人同意不得公开。
5.传承意愿权：捐赠者可对史料的利用范围提出合理限制，学校在协议期限内予以尊重。
第十七条奖励与表彰
1.精神奖励：对捐赠史料者，在学校相关平台公示捐赠名单与事迹；学校编制《捐赠荣誉册》，留存捐赠记录。
2.物质奖励：对捐赠具有重大史料价值的档案（如早期校印、孤本教材、重大成果原始材料等），经鉴定后给予适当物质奖励，奖励标准由学校档案工作领导小组审议。
3.集体表彰：对积极组织捐赠工作或提供重要支持的校内单位、校友组织，适时授予“档案征集工作先进单位”称号。
第七章利用与责任
第十八条史料利用规范
1.征集的档案史料主要用于校史研究、展览展示、教学育人等非营利性活动，利用时注明史料来源与捐赠人（代管、借用史料需注明持有者）。
2.单位或个人查阅、利用征集的档案，需遵守学校档案利用相关规定，经档案馆审批后利用。
3.利用涉密或限制开放的史料，需同时取得捐赠人（或所有权人）同意及档案馆审批，严禁擅自复制、传播。
4.任何单位和个人不得篡改、损毁、丢失所征集的档案史料，不得侵犯其中涉及的知识产权与个人隐私。
第十九条责任追究
1.史料提供者需保证所提供史料来源合法、权属清晰，无产权纠纷；若因权属问题引发诉讼，由提供者承担相应法律责任。
2.档案工作人员在征集与管理中存在玩忽职守、泄露秘密、擅自处置史料等行为的，依规给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
3.利用者违反规定擅自利用、复制或传播档案史料的，学校责令其改正并追究责任；造成损失的，依法承担赔偿责任。
第八章附则
第二十条特殊说明
本办法所称“珍贵史料”，是指能填补学校历史空白、反映重大发展节点、与重要历史人物直接相关，经征集鉴定专家组认定具有不可替代价值的档案史料。
第二十一条生效与解释
本办法自发布之日起施行，本办法由学校档案馆负责解释。
