根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《电子档案管理办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案移交接收操作规程》等法律法规和标准规范，制定本规范。
第一条 总则
（一）本制度所称电子文件，是指学校在教学、科研、管理、服务等活动中通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
（二）档案馆人员和各部门兼职档案员应保证相关文件的系统完整，相关活动结束后及时归档。
（三）工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
（四）本规范适用于各院系、部门在教学、科研、管理等活动中形成的电子文件的归档以及电子档案的管理工作。
（五）电子文件归档与电子档案管理应遵循统一领导、分级管理、全程监控、安全保密、便于利用的原则。
第二条 各部门职责
（一）档案管理部门职责
1.制度建设：负责制定并完善高校电子档案管理的相关制度和规范。
2.业务指导与监督：指导、监督各部门电子文件的形成、收集、整理和归档工作。
3.档案管理：负责电子档案的接收、保管、鉴定、统计、开发利用等工作。
4.人员培训：定期对电子档案管理人员进行业务培训。
5.安全与保密：负责电子档案的安全管理，确保电子档案的保密性、完整性和可用性。
（二） 档案形成部门职责
1.文件收集与整理：各部门负责本部门电子文件的收集、整理和归档工作。
2.确保文件“四性”：确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。
3.归档移交：按照规定的时间和要求向档案管理部门移交电子档案。
4.协助管理：协助档案管理部门开展电子档案的鉴定、利用等工作。
5.安全与保密：负责本部门电子文件的安全管理，防止电子文件的泄露、篡改或丢失。
第三条 归档范围
（一）各部门（单位）办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份。
（二）在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等文件。
（三）各部门（单位）正在运行的数据库及其数据库管理系统的电子文件。
（四）教师在教学科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件的电子文件。
第四条 归档要求
（一）加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前，档案馆会同归档部门对电子文件进行鉴定审核，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，并由负责人签署意见。归档的电子文件应具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并能够支持向长期保存格式转换。不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。
（二）电子档案在收集归档时应该与元数据一起归档，元数据应完整采集描述电子文件内容、结构和背景信息及其整个管理过程的信息。没有元数据的应附带说明文件（readme.txt），对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。
（三）电子档案采用系统、光盘、硬盘等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息，电子文件形成部门应在电子文件形成、办理、收集过程中完成保管期限鉴定、分类、命名等工作，确保电子文件符合归档要求。
（四）需要永久、长期保存的电子档案，应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。
（五）电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留1年时间。
（六）应将电子档案复制至耐久性的载体上，一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。
（七）涉密电子文件应按要求单独存储在可靠的载体上，并做好相应的标识。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。
（八）存储电子文件的载体或装具应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
（九）党政机关电子公文归档，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。
（十）电子文件登记表应与电子文件同时保存。
第五条 归档流程
（一）文件收集：各部门应对本部门产生的电子文件进行全面收集，确保不遗漏任何具有保存价值的文件。
（二）文件整理：按照规定的分类方案和整理方法，对电子文件进行分类、排序、编号等整理工作。
（三）文件检测：对整理后的电子文件及其元数据进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，并由相关责任人确认。
（四）文件归档：将符合要求的电子文件及其元数据通过电子档案管理信息系统进行归档，并填写归档登记表。
第六条 电子档案格式规定
（一）文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。
（二）扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。
（三）视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA、MP4为通用格式。
（四）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
（五）对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。
第七条 电子档案的保管利用
（一）电子档案的保管应采用专门的保护设备和保护技术措施。
（二）存储电子档案的载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压。
（三）载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35%—45%。
第八条 注意事项
（一）档案质量的总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
（二）归档的文件材料均应齐全完整。
（三）档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第九条 安全管理
访问控制：采取有效的安全措施，如访问控制、数据加密、防病毒、防篡改等，防止电子档案被非法访问、篡改、泄露或损坏。
安全审计：对电子档案的管理过程进行严格的安全审计，记录所有操作日志，确保操作的可追溯性。
安全培训：定期对档案管理人员和各部门相关人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。
第十条本规范自公布之日起执行，由档案馆负责解释。
第十一条本规范自公布之日起执行，2020年9月5日学校印发的《湖北师范大学电子文件归档与档案管理制度》（湖师发[2020]24号）同时废止。
