第一条根据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》(国家档案局令第16号)《湖北省重大活动档案管理试行办法》(湖北省人民政府令第322号)《高等学校档案管理办法》等相关法律、法规，制定本办法。
第二条本办法所称重大活动，是指由学校组织开展的，具有重大意义或者重要影响的会议、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件，是指突然发生，对学校造成或可能造成重大影响，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。重大活动和突发事件应当包括但不限于以下内容:
（一）党和国家领导人来校视察、考察活动；省部级领导来校重要的考察、调研活动；
（二）外国高级政界人士和境外各界知名人士、友好团体来校考察、访问等重要外事活动；
（三）学校党代会、教(工)代会、团(学)代会等；
（四）学校组织的重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念活动和庆典活动；
（五）由学校主办或承办的大型的、有重要影响力的国际、全国、全省、区域级学术与工作交流、科技合作、推介洽谈、展示展览等会议、会展活动，省级以上的各类赛事活动等；
（六）自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等的应对活动；
（七）其他具有重大社会影响的活动。
第三条本办法所称重大活动和突发事件档案,是指学校在开展重大活动和应对突发事件过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。
第四条重大活动和突发事件档案工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、统筹协作的工作原则，维护档案的完整与安全。
第五条档案馆负责指导、监督学校重大活动和突发事件档案管理工作，以及档案的接收、保管和利用。
第六条重大活动的主办或承办部门、专项工作的牵头部门、突发事件处置牵头部门、因重大活动和专项工作专门设立的临时机构，是重大活动和突发事件档案的责任部门(以下简称责任部门)。
第七条责任部门履行档案收集、整理、归档职责，应当将档案工作与重大活动组织和突发事件处置同部署、同实施、同检查，制定重大活动和突发事件档案工作方案，明确档案管理人员，并对档案材料的完整性、准确性、系统性负责，按规定向档案馆移交。
第八条责任部门在相关工作启动后应及时通知档案馆（档案馆可根据需要提前介入重大活动和突发事件档案工作），档案馆依据职责和相关规定对重大活动和突发事件档案工作进行监督检查。
第九条责任部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入归档范围，做到应收尽收、应归尽归：
（一）文件类：上级、外单位、校内各类文件、信函；各级领导指示、批示、讲话稿；机构成立及分工文件材料；工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结、文件(资料)汇编、工作手册;相关会议的议程、会议资料、参会人员名单与签到表、讲话稿、多媒体演示文稿、会议记录；工作奖惩材料；大事记；宣传报道；参与工作各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；以上各种文件材料的电子文件；
（二）声像类：照片、录音、录像；
（三）数据类：业务数据、公务电子邮件信息、网页信息、社交媒体信息；
（四）实物类:印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念品、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗、专项工作用品(含文创产品)等;
（五）其他具有保存利用价值的文件材料。
第十条档案馆要建立健全重大活动和突发事件档案管理工作机制，加强与责任部门的联系，及时掌握重大活动和突发事件的有关情况。
第十一条重大活动和突发事件档案材料归档的时间，不受年度限制，责任部门（含临时机构）应当在重大活动和突发事件结束后两个月内，向档案馆移交。
第十二条重大活动和突发事件档案按照《湖北师范大学档案实体分类实施办法》及《湖北师范大学部门立卷归档工作规范》的要求进行整理。
第十三条本办法自公布之日起执行，由档案馆负责解释。
第十四条本办法自公布之日起执行，2020年9月5日学校印发的《湖北师范大学重大活动文件材料归档的规定》（湖师发[2020]24号）同时废止。
