第一条根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及《科学技术研究项目档案管理规范》，制定本规定。
第二条 科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。
第三条科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节。科研项目管理部门应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查。
第四条科研项目结题验收时，项目主管部门和档案馆要密切配合，按照《科学技术研究项目档案管理规范》要求，对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。
（一）科研档案验收须按照分类、分级原则进行组织。
（二）分类原则即按照科研项目的大小(投资规模、项目创新度)、专业类别等采用不同的验收方法。
1.大型科研活动、产生档案数量多、重大关键技术研究的科研项目应专门召开项目档案验收会议进行验收。
2.小型科研活动、产生档案数量少的科研项目的科研档案验收可采用审查的方法。
（三）分级原则即按照科研项目管理职责组织实施科研档案的验收。
1.档案馆会同科研项目管理部门对列入科研计划的科研档案进行验收。
2.学校科研项目管理部门负责在科研项目组织实施过程中加强科研档案工作的统筹协调，会同档案馆对科研档案工作进行监督和指导，对科研文件材料的完整性、规范性进行审核。项目负责人对应归档文件材料的完整性、准确性、真实性、系统性负主体责任。
第五条科研档案实行集中统一管理，应归档的科研文件材料，须由文件材料的产生、经办部门或项目（课题）组，指定专人（或项目负责人）负责科研文件材料的收集整理，并经项目（课题）负责人审查，交由学校科研项目管理部门统一归档。
任何部门或个人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。
第六条科研项目主管部门应当把科研档案工作纳入本部门整体工作范畴，切实加强领导和管理。
第七条档案馆集中统一管理本单位科研档案，对本单位科研文件材料的归档工作进行监督和指导，协助科研人员做好科研文件材料收集、整理、归档及科研项目结题验收等工作。
第八条科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料均应当纳入归档范围。
科研文件材料归档范围主要包括：
（一）立项论证阶段
项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明；立项评审文件材料，预算申请、评审文件材料；立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等。
（二）研究实施及过程管理阶段
研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务书、大纲，实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录，综合分析报告；设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件；科学数据；研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等。
中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等；项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料；撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料。
专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料。
建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等。
（三）结题验收及绩效评价、成果管理阶段
验收申请书，验收承诺书；工作总结报告，技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料。
验收通知，验收评审文件材料；验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等；验收结论书，结题书面通知等。
绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料。
研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料；自评价报告，科技报告；专利、软件及其他知识产权文件材料。
产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。
第十一条 科研文件材料归档要求：
（一）归档的科研文件材料制成材料应当符合国家有关规范要求。
（二）科研项目完成或中止后，应当对所形成的科研文件材料加以系统整理，履行审查手续后及时归档；研究周期长的项目，可分阶段归档。
（三）科研文件材料归档时应当根据科研项目的性质规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年、10年。
（四）科研档案遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)的规定，按科研项目性质进行分类，以项目为单位将档案材料集中进行组卷、编档号整理，同一科研项目的档案材料一般按项目立项申报、研究实施、结题验收、成果申报、推广应用等科研活动过程顺序组卷、排列、编档号，不同科研项目按归档时间顺序排列编档号。纸质科研档案材料以件为单位进行装订。
（五）电子文件遵照《湖北师范大学电子文件归档与档案管理规范》进行整理，与其他载体档案一并归档。对符合要求的科研电子文件可仅以电子形式归档保存。
第十二条科研档案入库后分年度分类目按档号顺序排架，划定相对独立的档案柜架区域，档案柜架存储容量应满足未来档案增长需要。科研档案保管过程中应当定期检查科研档案的保管状况，及时修复破损档案。
涉密科研档案应当按照国家有关规定保管。
第十三条保管期满科研档案的鉴定应当由档案部门牵头，组织有关部门或人员共同进行。经鉴定仍需继续保存的科研档案应当重新划定保管期限，确无保存价值的应当按照有关规定进行销毁。
第十四条科研档案拟对外开放的，应进行开放鉴定，根据科研项目性质与档案实体内容，可区分给出对社会开放、对校内开放、不开放的鉴定意见，严格按鉴定结论进行信息开放。涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定。
第十五条分工合作完成的科研项目，应当以任务合同或分工协议条款等书面形式明确约定科研档案的归属、流向、处置和利用共享事项。一般应当由牵头承担单位保存一套完整档案。参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时，将副本或复制件送交牵头承担单位。
如确系涉及参加单位或该单位科研人员合法权益而不宜向牵头承担单位送交副本或复制件，且有书面约定的，参加单位应当将本单位形成的科研档案目录送交牵头承担单位。
若违反本规定，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等予以处理。
第十七条本规范由档案馆负责解释，自公布之日起施行。
第十八条本规范自公布之日起执行，2020年9月5日学校印发的《湖北师范大学科研档案管理规定》（湖师发[2020]24号）同时废止。
