第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018代替DA/T28-2002）等法律、法规，制定本规定。
第二条 基建档案是在建设工程项目（包括新建、改建、扩建和技术改造等建设项目）过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种形式的文件材料。基建项目管理部门对项目档案工作总负责，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，并对项目档案实行统一管理、统一制度、统一标准，接受档案馆的业务指导。
第三条 基建档案要纳入基本建设工作计划、管理制度和相关人员的职责范围中，实现项目档案建档工作与项目建设同步管理。
第二章 基建档案归档范围
第四条 在新建、改建、扩建和技术改造等建设项目过程中形成的，对学校和社会有参考价值和凭证作用的文件材料，均属归档范围。
第五条 基建档案归档的主要内容：立项申请立项文件，招标投标、合同协议文件，勘察、设计文件，征地、拆迁、移民文件，项目管理文件，施工文件，信息系统开发文件，设备文件，监理文件，科研项目文件，生产技术准备、试运行文件，竣工验收文件等。
第三章 基建档案归档要求
第六条 管理部门应依据《湖北师范大学档案实体分类实施办法》（修订），结合项目建设内容、行业特点、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。
第七条 基建档案建档工作要与项目建设进程同步。基建项目在立项的同时就要落实有关人员，参照归档范围，将办理完毕的文件及时收集，并实行预立卷。
第八条 归档文件应为原件，禁止使用易褪色的书写材料书写、绘制。
第九条 归档的竣工图应完整、准确、清晰、规范，真实反映项目竣工验收时的实际情况。同时，竣工图的电子版也一并归档。
第四章 基建档案验收
第十条 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，重大建设项目需参照国家《重大建设项目档案验收办法》执行。
第十一条 项目档案验收小组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位（档案馆）担任，必要时可邀请有关专业人员参加验收。
第五章 基建档案移交
第十二条 基建档案应在工程项目竣工验收并完成审计后两个月内向档案馆移交。
第十三条 基建档案移交时，应办理项目档案移交手续，包括档案移交的内容、数量、图纸张数等，并有完备的清册、签字等交接手续。
第六章 基建档案管理与利用
第十四条 档案馆负责对接收进馆的基建档案进行统一汇总整理和排列上架，并编制基建档案案卷目录。
第十五条 对建筑物已不存在的基建档案，应进行鉴定销毁。经相关业务部门审查，报分管校领导批准，登记造册后方可销毁。
第十六条 查阅基建档案需按规定办理借阅手续，利用档案原件一般在阅览室查阅。
第十七条 档案馆应根据项目建设和运行管理的需要编制必要的编研材料，如专题文件汇编、项目大事记、常用图集、专题研究等。
第六章 附则
第十八条本规定由档案馆负责解释，自公布之日起施行。
第十九条本规定自公布之日起执行，2020年9月5日学校印发的《湖北师范大学基建档案管理规定》（湖师发[2020]24号）同时废止。
