苔花如米小，也学牡丹开
2024年9月9日，档案馆查询利用部接到一份特殊的线上申请。申请人是正在国外求学的左姓校友，其急需2015-2018年在湖北师范大学专科阶段的毕业名册及成绩单，用于后续升学深造。因申请时效紧迫，他在备注中特别说明希望加急处理，同时明确需求：三份加盖公章的材料，且每份均需用档案信封密封。
面对这类加急需求，查询利用部工作人员早已积累了丰富经验。我们第一时间精准定位到对应档案，为保护其他同学隐私，细心遮盖相关信息后打印三份，随后逐份仔细加盖公章、标注档号。完成材料制备后，工作人员按要求将每份档案装入专用档案信封，规范密封、贴好封条，并双重加盖封章与公章。至此，材料处理环节已完成大半，后续只需联系左校友，告知其通过顺丰下单上门取件，便可完成整个查询任务。
常规情况下，我们会通过线上档案远程利用系统订单界面发消息、拨打预留电话两种方式联系校友。但此次情况特殊，左校友身处国外，传统联系方式均告失效：多次拨打其预留电话号码均无法接通，线上订单消息发送后也迟迟未获回复。
正当大家一筹莫展时，有工作人员提出尝试通过档案馆专用邮箱联系。需说明的是，随着档案远程利用系统的完善，该邮箱已逐渐退出线上查询业务对接，仅用于处理其他部门的档案协查工作。起初团队难免犹豫，不确定这种“破例”方式是否合规。但经过快速讨论，我们达成共识：服务校友的核心是解决问题，不必拘泥于传统流程，只要合法合规、能帮到校友的办法，就是值得尝试的好办法。
最终，我们通过邮箱成功与左校友取得联系。他很快回复，称会立即联系国内亲属办理顺丰取件事宜，并再三感谢档案馆老师们的贴心帮助与灵活处理。
这只是查询利用部日常工作中的一件小事，却藏着我们对服务的敬畏之心。我们始终坚信，“不把小事当小事办”的态度，才能真正为校友排忧解难——许多时候，我们的细致与坚守，恰恰能帮校友化解升学、就业等关键节点的燃眉之急。而每一次从校友口中听到的“感谢”，都化作最温暖的动力，让我们在平凡岗位上倍感价值与满足。
正如“苔花如米小，也学牡丹开”，档案馆的工作或许平凡琐碎，但我们愿以牡丹般的严谨与热忱，守护每一份档案，服务每一位师生校友，让平凡岗位绽放不凡光彩。
学工助理：经济管理与法学院2106班刘树文
2024年9月20日
