校直各单位：
为做好全校2025年归档文件材料的收集移交工作，现将有关事项通知如下：
一、收集范围
1.各单位应归档文件材料。
2.科研项目、设备采购、基建工程项目等，要在项目完成验收或审计完成之后两个月内移交。
归档文件材料的收集范围,按《湖北师范大学档案实体分类实施办法》执行。
二、收集方式
各单位要将本部门产生和保存的2025年度的应归档的各类文件材料进行收集和整理，并在档案管理系统（从OA办公中的“网上办事大厅”登录）里按《数字档案管理系统网上预立卷归档文件信息著录规则》录入目录信息。归档文件材料有电子档的须上传PDF格式电子档（项目材料的招标资料汇编、响应文件要求必须上传电子档），照片需上传JPG格式原始图像文件，影像需上传MP4格式。照片或影像文字说明里应按要求写明事由、时间、地点、人物、背景等要素。
三、移交方法
各单位在移交档案时，要在档案管理系统里按统一格式打印相应门类的档案移交目录（使用A4纸，一式两份），并在规定时间内（具体时间安排见“2025年度各单位归档材料移交日程安排表”）移交到校档案馆，经档案馆业务指导老师清点验收合格后，双方签字办理移交手续。
档 案 馆
2026年3月2日
